2012年6月3日制定

個人情報の保護に関する規程

（目 的）

第1条

この規程は、同志社校友会北海道支部（以下「本会」という。）が、その目的である「会員相互の交誼を厚くし、（学校法人）同志社と会員との関係を密接にし、且つ同志社の発達を助けること」のため保有する個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、個人情報の収集、管理及び利用に関する本会の責務を明確にするとともに、個人情報の適正な保護に資することを目的とする。

（定 義）

第2条

この規程において、「個人情報」とは、本会に入会していたか、入会しようとした又は入会している会員及び名誉会員並びに本会の役員に関する情報であって、本会が業務上取得又は作成したもののうち、特定の個人が識別されうるものをいう。

2　この規程において、「情報主体」とは、 個人情報から識別され又は識別されうる個人をいう。

（責 務）

第3条

本会は、 個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関し必要な措置を講じるとともに、 個人情報の収集又は利用を行うにあたっては、情報主体の基本的人権を尊菫し、プライバシーの保護に努めなければならない。

2　本会の役員であった者は、 業務上知り得た個人情報の内容を漏えいし又は不当な目的に使用してはならない。

（個人情報保護委員会の設置）

第4条

個人情報の保護に関わる事項を審議するために、 本会に個人情報保護委員会を設置する。個人情報保護委員には本会支部長、副支部長及び幹事をあて、 委員長は本会支部長とする。

（管理者の設置）

第5条

本会は、この規程の目的を達成するために、個人情報管理者（以下「管理者」 という。）を置く。個人情報管理者は本会事務局長をあてる。

2　管理者は、所管の個人情報の取扱いに関し、個人情報保護委員会から助言又は指導等があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。

（収集の制限及び方法）

第6条

個人情報の収集は、本会の業務に必要な範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要最小限度の範囲で行わなければならない。

2　個人情報の収集は、適正かつ公正な手段により、情報主体から直接行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、第三者から収集することができる。
(1) 情報主体の同意がある場合
(2) 個人の生命、身体健康又は財産の安全を守るため、 緊急かつやむを得ないと認められる場合
(3) 法令の規定に基づく場合
(4) 本会の定める規程によって収集する場合
(5) その他、個人情報保護委員会が、本人から収集したのでは目的が達成できないか、業務に支障があると認めた場合

3　個人情報を第三者から収集する場合には、 情報主体の権益及びプライバシ一を侵害しないよう、 十分に留意しなければならない。

4　個人情報の収集に際しては、 原則として次の各号について明らかにし、 情報主体の同意を得なければならない。
(1) 収集の目的
(2) 利用目的

• 学校法人同志社、 校友会支部間と連携した校友会活動に関すること。
• その他あらかじめ会員に個別に通知又は明示し、 同意を得た事項に関すること。

上記目的のため、収集した個人情報を法人同志社に提供することがある。

(3) 保有期間

5　個人情報の収集は、思想及び信条に関する事項並びに社会的差別の原因となる事項について、いかなる理由があっても行ってはならない。

（利用及び提供の制限）

第7条

収集した個人情報は、定められた利用目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、 この限りではない。
(1) 情報主体の同意がある場合
(2) 個人の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
(3) 法令の規定に基づく場合
(4) その他、個人情報保護委員会が、必要かつ相当の理由があると認めた場合

（適正管理）

第8条

管理者は、個人情報の安全保護及び信頼性を確保するために、本会が所有する個人情報の漏えい、滅失、棄損及び改ざんの防止に関し、必要な措置を講じなければならない。

2　管理者は、本会の所有する個人情報を、その目的に応じ、正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。

3　管理者は、保有する必要がなくなった本会の所有する個人情報を、確実かつ迅速に廃棄又は消去しなければならない。

（第言者提供• 本会外への持ち出し制限）

第9条

個人情報は、無断で第言者に提供または本会外へ持ち出してはならない。ただし、本会会長が許可した場合、同志社校友会北海道支部個人情報保護の基本方針で定める場合及び個人情報を使用する業務を本会外の者に委託する場合は、この限りではない。

2　前項の業務を委託する場合は、本会会長は委託業者と個人情報の保護に関する必要な事項について、約定しなければならない。

（開示請求及び開示制限）

第10条

情報主体は、本会が保有する自己に関する個人情報について、管理者に開示の請求をすることができる。

2　前項の請求があった場合は、管理者は当該個人情報を開示しなければならない。ただし、開示しないことに正当な理由があると認められる場合は、その理由を文書で通知することにより、個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。

（訂正又は削除）

第11条

情報主体は、自己に関する個人情報に、誤りがあると認められる場合、管理者にその箇所の訂正又は削除を文書により請求することができる。

2　前項の請求があった場合は、管理者は遅滞なく調査・確認のうえ、必要な措置を講じ、その結果を情報主体に文書で通知しなければならない。
訂正又は削除に応じられないときは、その理由を文書により通知しなければならない。

（不服の申し立て）

第12条

情報主体は、自己の個人惜報に関し、第10条第2項及び第 11条第2項に規定する請求に基づいてなされた措置について不服がある場合には、個人情報保護委員会に対し、文書で不服の申し立てをすることができる。

2　個人情報保護委員会は、前項の規定による不服の申し立てを受けたときは、すみやかに審議・決定し、その結果を情報主体に文書で通知しなければならない。

（委 任）

第13条

この規程の具体的な運用に関しては、本会理事会で定める。

（報 告）

第14条

本会での個人情報の取扱いに関し、漏えい又は改ざん等の事故が発生した場合には、管理者は遅滞なく本会会長に報告しなければならない。

（規程の改廃）

第15条

この規程の改廃は、幹事会において決定する。

附則

この規程は、2012年6月3日から施行する。